Öffentliches Verfahrensverzeichnis der
Firma S.A.M Shoes And More GmbH

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt in § 4g vor, dass durch den Beauftragten für den Datenschutz gegenüber Jedermann in geeigneter Weise die nachfolgenden Angaben entsprechend § 4e verfügbar zu machen sind.

Name der verantwortlichen Stelle

S.A.M Shoes And More GmbH
und ihrer Tochtergesellschaft S.A.M Servicegesellschaft mbH

Geschäftsführung

Susanne Bruder

Verantwortliche Leiterin der Datenverarbeitung

Ulrike Fischer, Ohlsbach

Anschrift der verantwortlichen Stelle

S.A.M Shoes And More GmbH              Tel.: +49 (7803) 9260-0
Auf der Scherersmatt 13                     Fax: +49 (7803) 9260-444
77797 Ohlsbach                                  E-Mail: info@shoes-more.de
Deutschland                                       WWW: http://www.shoes-more.de

Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung

Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung der nachfolgend aufgelisteten Zwecke:

· Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Fulfilment

· Betrieb eines Rechenzentrums bei einem externen Dienstleister (ASP -Application Solution Provider)

· Betrieb kaufmännischer/organisatorischer Systeme, Wartung/Betreuung von Software, Betrieb von kaufmännischer/organisatorischer und warenwirtschaftliche Software

· Planung, der Aufbau und das Management, sowie der Betrieb von Daten- und Sprachnetzen

· Erbringung aller sonstigen mit der Informations- und Kommunikationstechnik in Zusammenhang stehenden Dienstleistungen, einschließlich Datenschutz, Datensicherheit, Auditierung und Ausbildung

· Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen in der Personal-, Vermittler-, Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung

· Digitalisierte Aufzeichnungen von Support- und Beratungsgesprächen zu Dokumentations-, Beweis- und Trainingszwecke, werden nur nach ausdrücklicher Genehmigung des Gesprächspartners vorgenommen

· Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke, sowie im Auftrag und Namen einzelner Gesellschaften gemäß vorliegenden Dienstleistungsvereinbarungen innerhalb des Unternehmensverbund der S.A.M

· Die S.A.M Shoes And More GmbH betreibt alle wichtigen Teile der Infrastruktur im IT-Sektor. Dabei teilt sich die Infrastruktur auf in zentrale IT-Komponenten, die von allen Teilnehmern der S.A.M Shoes And More GmbH und S.A.M Servicegesellschaft mbH genutzt werden und dezentrale Komponenten, die standortbezogen oder auf den Endbenutzer bezogen ausfallen können

Beschreibung der betroffenen Personen und der diesbezüglichen Daten/Datenkategorien

Es werden im Wesentlichen zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:

· Kundendaten (bes. Adressdaten, Vertragsdaten, Abrechnung- und Leistungsdaten)

· Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten, Daten von Pensionsträgern (best. Personal- und Gehaltsdaten)

· Geschäftspartner, externe Dienstleistungsunternehmen (bes. Adress-, Abrechnungs- und Leistungsdaten)

· Daten zu Lieferanten (bes. Adress- , Abrechnungs-, Leistungs- und Funktionsdaten)

Kategorien von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden können

Daten an nachfolgende Empfänger mitgeteilt werden:

· Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger)

· Interne Stellen, die an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z. B. Personalverwaltung/-steuerung, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, IT-Organisation und der zentrale Supportservice (Customer Care Center)

· Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG

· Weitere externe Stellen (z. B. Kreditinstitute, Unterauftragnehmer, unternehmensverbundzugehörige Gesellschaften soweit Betroffene eine schriftliche Einwilligung erklärt haben oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist), sowie Partnerunternehmen im Rahmen der vom Kunden erteilten Auftragstätigkeit

Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten und Datensätze routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (Dienstleistung-, Support-, Beratungs- und Dienstverträge) erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Im Personalverwaltungs- und Personalsteuerungsbereich werden kürzere Löschungsfristen auf besonderen Gebieten genutzt. Dieses trifft insbesondere auf abgelehnte Bewerbungen oder Abmahnungen zu. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie unaufgefordert gelöscht, wenn die unter Punkt 5. genannten Zwecke wegfallen.

Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Die Datenübermittlung an Drittstaaten ergibt sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, notwendiger Kommunikation, sowie anderer im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausdrücklich geregelten Ausnahmen. Eine Datenübertragung in andere Drittländer, insbesondere denen, deren Datenschutzniveau als niedrig eingeschätzt wird bzw. an Länder außerhalb der EU findet im Moment nicht statt und ist derzeit nicht geplant.

Gewährleistung der Sicherheit bei der Datenverarbeitung

Die S.A.M Shoes And More GmbH setzt technisch und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gem. § 9 BDSG ein, um die durch sie verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Dieses bedeutet, dass die S.A.M Shoes And More GmbH ihre datenschutzrelevanten Angaben ausschließlich auf gesicherten Systemen in Deutschland speichert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen befugten und zum besonderen Datenschutz verpflichteten Personen möglich, die mit der technischen, administrativen oder redaktionellen Betreuung befasst sind.

Name und Anschrift des Beauftragten
für den Datenschutz

René Reich

S.A.M Shoes And More GmbH
Auf der Scherersmatt 13
77797 Ohlsbach
Deutschland
Telefon: +49 7803 9260-110
E-Mail: datenschutz@shoes-more.de

Stand des Öffentlichen Verfahrensverzeichnis:
01. Januar 2009

Verantwortlicher für den Inhalt des Öffentlichen Verfahrensverzeichnis:
Der Beauftragte für den Datenschutz der Firma
S.A.M Shoes And More GmbH